よくあるご相談:Withコロナ時代の管理組合運営

通常総会の開催延期は理事会で決議できますか?

管理規約に通常総会の開催を延期して行う規定がない管理組合も多いと思います。緊急事態宣言などか発出され、公共施設なども閉鎖されるなど、やむを得ず総会を延期せざるを得ないと判断される場合には、管理組合の業務の運営に当たる執行機関である理事会で通常総会の開催を延期することを決議する方法が考えられます。 その場合、組合員には、緊急時の組合員の安全・安心のために、やむを得ない対応であることを理解してもらう必要があります。

総会を開かず、書面で決議することはできますか?

組合員全員の合意があれば、書面または電磁的方法により決議することができます。しかし、戸数の少ないマンションでなければ、全員の合意を得ることは難しいと考えます。また、この全員承諾要件は規約によって緩和することはできないものとお考えください。
現実的なのは、総会を招集し、出来る限り、組合員に議決権行使書や委任状の提出を促すことです。議案に対する意見を文書で表明してもらうことも可能であることを併せて知らせるほか、丁寧な説明と議論を必要とするような議案の上程は差し控えるべきでしょう。
理事長及び議事録署名人、また、議案の説明者は総会の会場に行く必要があります。会場は出来る限り、広い場所を確保し、マスク着用の上、2メートルの間隔を確保、こまめな換気に努めるほか、短時間の運営等に努めるべきです。

理事会をZOOMで行っていますが、有効ですか?

一般的に、理事会の運営等については、管理規約の定めによるほか、別に細則を定 めることができることとされています。(標準管理規約第 70 条。)あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、理事会について WEB 会議システムや電子メール等を用いて開催することは可能です。そうした整備を進めていくべきです。
しかしながら、管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっ ても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、新型コロナウイルス感染症 への対応が求められる当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような 対応がなされても不適切ではないと考えられます。
ただ、これらを用いることができない理事がいることも想定されますので、一部の理事がWEBで理事会に出席することを認めるというのが現実的だと思います。

マンションでコロナ陽性者が出た場合の備えは?

管理組合は、マンションに居住する人に対して、新型コロナウィルス陽性となった場合には管理組合へ通知をしてほしい旨を伝えたほうがよいでしょう。その際、提供された情報の取り扱いには、くれぐれも注意が必要です。
また、陽性者が出た場合には、速やかに共用部分の消毒を行う必要がありますが、その費用は、㎡あたり3000円~7000円とも言われています。消毒は保健所の仕事と思っている方も多いようですが、管理組合が自らの費用と負担で行うことになりそうです。臨時総会が必要という事態にならないようにある程度の予算を確保しておく必要があります。